نرم افزار bpms

نرم افزار bpms

نرم افزار BPMS چیست؟

نرم افزار مدیریت فرایندهای کاری (نرم افزار BPMS) تولید شده ورجاوند [نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار] (Business Process Management System) یک راهکار مناسب و بومی برای فائق آمدن بر مشکلات فرایندی سازمانها می‌باشد. این راهکار به کمک ابزارهایی مولد فرایند در جهت تبدیل فرایند سنتی به فرایند الکترونیکی، مدل‌سازی فرایند به کمک ابزار مدیریت گردش کار (Workflow Designer) و طراحی فلوچارت و در نهایت داشبوردهای مدیریتی مورد نیاز مدیران سازمانها، حرکت به سوی تعالی سازمانی را محقق خواهد کرد. به بیان دیگر نرم افزار مدیریت فرایندهای کاری بستری را فراهم می آورد تا بوسیله آن انجام رویه‌های سازمانی و گردش کار و تصمیم گیری هوشمند در سازمان براساس فرآیندها بصورتی کاملاً مکانیزه، خودکار و نرم افزاری درآید.با سرعتی که در حوزه تعالی سازمانی و بکار گیری روشهای کارآمد و گسترده شدن تعداد فرایندها صورت میگیرد باعث میشود تا نرم افزار BPMS به عنوان نسل جدید نرم افزارهای سازمانی، نقش هسته سیستمهای سازمانی آینده را ایفا کند. البته اجرای درست نرم افزار bpms نیاز به ساز و کارهایی دارد که ریسک اجرای آن را تا حد امکان پایین آورد.

مولفه های موجود در نرم افزار BPMS ورجاوند:

• ابزار فرم ساز : ابزار طراحی فرمهای سیستم به عنوان مثال بتوان فرم مرخصی و یا مجموعه فرمهای فرایند خرید را تعریف کرد. برای اطلاعات بیشتر ابزار فرم ساز ورجاوند را مشاهده فرمایید.
• ابزار تعریف فلوچارت حرکتی فرایند (Workflow Designer) این فلوچارت حرکتی می‌تواند بر اساس قوانینی که شما تعریف می‌کنید باشد به عنوان مثال بر اساس روابط موجود در چارت سازمانی و یا هر شرط پیچیده‌ای که شما در نظر دارید. ضمن اینکه انواع شرائط سازمان شما برای حرکت فرایند قابل پیاده سازی است. تعریف دسترسی دسترسی در هر مرحله قابل تعمیم می باشد. برای درک بهتر تصمیم سازی در گردش کار بهتر است بخش DSS را مطالعه فرمایید.
• ابزار تعریف پردازش (Process Engine) این پردازش ها ممکن است به صورت داخلی (داخل خود سیستم) و یا به صورت خارجی (از سایر سیستم های موجود در سازمان) باشد. استفاده از  web service در این بخش امکان پذیر است. ارسال پردازشهایی نظیر ارسال پست الکترونیکی ، ارسال پیامک (SMS) و … در این بخش وجود دارد.
• ابزار گزارش‌ساز که به کمک آن گزارشهای مورد نیاز مدیریت در قالبهای نمایشی و چاپی به صورت نامحدود قابل استفاده خواهد بود. برای اطلاعات بیشتر ابزار گزارش ساز ورجاوند را مشاهده فرمایید.
• ابزار ردیابی فرایند که از طریق کارتابل قابل پیگیری است. مراحل اجرایی کار به صورت درختی، لیستی و فلوچارتی قابل نمایش است.
• مدیریت تولید رویداد (Event) : با امکانی که مدیریت رویداد یا Event شما قادرید تا بر اساس نوع تراکنشها فرایند، عملیات خاصی روی سایر موجودیتها در سیستم انجام دهید.
• یکپارچگی با نرم افزار اتوماسیون اداری قدرتمند کتیبه و ارتباط  ویژوال با مکاتبات سازمان. وجود کارتابل مشترک با نرم افزار اتوماسیون اداری در BPMS ورجاوند وجود دارد.
• ابزار داشبورد ساز که با دستیابی به شاخصهای (kpi) مورد نیاز مدیران و پردازش اطلاعات و گزارشها در قالب گرافیکی و نمودارهای متنوع قابل نمایش است. برای اطلاعات بیشتر ابزار داشبورد ساز ورجاوند را مشاهده نمایید.
• با توجه به اینکه ساخت مدل کاری و موجودیتهای بانک اطلاعاتی به صورت کاملا شفاف وجود دارد مشتری به راحتی به ساختارهای تولید شده در نرم افزار bpms دسترسی دارد. به بیان دیگر پشت سیستم نرم افزار BPMS در اختیار مشتری قرار میگیرد.
• مدیریت آلارم و یادآوری : در نرم افزار BPMS ورجاوند امکان تعریف خودکار آلارم و یادآوری برای فرایندهایی که نیاز به کنترل تاریخ و زمانبندی دارد مهیا است.
• ابزار منوسازی در bpms طراحی شده است که شما را قادر میکند بدون هیچ محدودیتی در طول و عرض و تعداد منوها، به صورت درختی چیدمان فرمها را در منوی اصلی نرم افزار کتیبه جانمایی کنید.
• از آنجا که کلیه موتورهای bpms ورجاوند توسط واحد تولید شرکت ساخته شده است و نرم افزار bpms ایرانی و بومی بوده، تسلط کافی و موثر بر روی این ابزارها وجود دارد و مشتریان بدون هیچ گونه استرس و نگرانی میتوانند فرایندهای خود در سیستم bpms ورجاوند تولید و راهبری کنند. ذکر این نکته لازم است که هیچ شرکتی نمیتواند ادعا کند که نرم افزار bpms خودش همه چیز را پوشش میدهد. آنچه مهم است این است که شرکت تولید کننده با فیدبک و بازخوردی که از مشتری میگیرد بتواند در زمان مناسب پاسخ گو باشد و این فقط توسط شرکتهایی که خودشان تولید کننده bpms هستند قابل انجام است. خرید نرم افزار bpms خارجی ریسک بالایی دارد.

تفاوت نرم افزار BPMS با نرم افزار مدیریت گردش کار (wfm):

برخی از مشتریها دارای ابزاهای فرم ساز و مدیریت گردش کار هستند. همیشه این سوال پیش می آید که مزیت نرم افزار bpms نسبت به wfm چیست؟ نرم افزار مدیریت گردش کار برای طراحی فرمها و گردش کار مورد استفاده قرار میگیرد. نگاه آن ، نگاه فرمی بوده و پیاده سازی قواعد کاری پیچیده در آن امکان پذیر نیست. در صورتیکه در نرم افزار bpms نگاه فرایندی وجود دارد و ایجاد تصمیم گیری و پیاده سازی قواعد کاری پیچیده در آن وجود دارد. در wfm امکان اتصال به نرم افزارهای دیگر سازمان وجود ندارد ولی در bpms ارتباط با سایر زیرسیستمها چه از طریق ارتباط با لایه بانک اطلاعاتی و چه از طریق وب سرویس وجود دارد. به بیان دیگر یکپارچگی اطلاعات در سازمان بوجود می آید. در رده بندی سیستهای نرم افزار bpms به عنوان نسل چهارم نرم افزارها وجود دارد و wfm یک نسل قبل از bpms است. در واقع bpms نسل جدیدتری است که علاوه بر دارا بودن ویژگیهای مثبت wfm نقصهای آن را نیز برطرف کرده است. بهتر است برای درک بهتر جایگاه نرم افزار bpms مقاله BPMS و نسلهای مختلف سیستمهای اطلاعات را مطالعه فرمایید. برای اینکه بدانید ابزاری که دارید bpms است یا wfm این سوالات را مطرح کنید و ببینید چه جوابی دارد :

• آیا امکان ارتباط با سیستمهای دیگر وجود دارد. مثلا آیا امکان برقراری ارتباط با سیستم ساعت زنی (سیستم حضور و غیاب) که توسط شرکت دیگری ساخته شده وجود دارد و میتوان اطلاعاتش را خواند؟
• آیا میتوان به نرم افزار حسابداری وصل شد و بر اساس میزان رقم سند گردش کار پویا تعریف کرد؟
• آیا میتوان موجودی کالای انبار را از سیستم انبار خواند و در فرایند درخواست کالا مورد بررسی قرار داد؟
• عملیات تایید در فرمها قابلیت نوشتن رویداد را دارد؟ اصولا این ابزار قابلیت نوشتن رویداد (Event) را دارد؟
• امکان ارتباط با وب سرویس در سیستم وجود دارد؟

اینها سوالاتی است که با پاسخ دادن به آن میتوان فهمید که نرم افزار bpms چه تفاوتهایی با نرم افزار wfm دارد.